La comunicación, es la piedra angular de toda organización, por ello es importante ser cuidadosos al momento de decidir las herramientas de colaboración de nuestra organización. Uno de los modelos más eficientes para mantener el flujo de información es crear una intranet donde los colaboradores puedan estar al tanto de los eventos, noticias y avisos de la empresa; Microsoft SharePoint es el lugar perfecto para para almacenar, organizar y compartir datos relevantes. SharePoint On line, es un servicio de Microsoft 365, basado en la nube, donde a través de una suscripción los usuarios podrán crear sitios y compartir documentos con sus compañeros e incluso clientes.
¿Qué beneficios le puede traer SharePoint a mi empresa?
- Mantiene informados a los miembros la organización o tu equipo de trabajo
En SharePoint puedes configurar fácilmente un portal para publicar las noticias más recientes de la empresa, como cambios en políticas, felicitaciones, etc. Asimismo, podrás integrar un calendario con las fechas importantes como entrega de actividades, vacaciones, cumpleaños o días inhábiles.
- Agiliza los procesos de la empresa
Reduce los tiempos de búsqueda a través de Microsoft Search, una herramienta de SharePoint donde la búsqueda se vuelve personal y contextual. Los resultados que verás serán distintos a los que verán otros miembros del equipo, incluso cuando busca las mismas palabras. También verá resultados diferentes según el lugar en el que se encuentre cuando realice la búsqueda.
- Aprovechar el conocimiento colectivo
SharePoint ayuda a los visitantes a encontrar lo que necesitan rápidamente para que puedan usar la información para tomar decisiones. También es útil para aprender sobre una situación, acceder a las herramientas que necesitan o interactuar con otros compañeros para resolver un problema.
- Optimiza el tiempo de respuesta a los clientes
Tener la información de cada cliente y las políticas la organización a la mano, sin importar donde se encuentren los miembros del equipo, les dará la oportunidad de prestar un mejor servicio a los clientes. Estas acciones proporcionarán una imagen de eficiencia y prestigio.
¿Qué necesito para crear una intranet con Microsoft SharePoint?
Antes de dar el paso para implementar una intranet, se deben plantear objetivos claros, es decir, definir que función cumplirá la Intranet dentro de la organización, que alcance tendrá, el número de usuarios. Es imprescindible tener claro la información que contendrá y quienes serán responsables de alimentar el sitio.
Una vez definido el proyecto lo siguientes es adquirir una licencia para comenzar a ejecutar Microsoft SharePoint.
¿Cómo puedo obtener Microsoft SharePoint?
Para comenzar a utilizar este servicio de intranet, es necesario adquirir un plan de licenciamiento para tu organización. Las suscripciones que incluyen SharePoint On line, son:
- Microsoft 365 Business Basic
- Office 365 E5
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Para conocer más sobre los planes de Microsoft 365 haz clic aquí.
¿Como configurar Microsoft SharePoint?
Existen diversas opciones para configurar Microsoft Share Point, sin embargo, hay elementos básicos con los que debe contar una intranet.
- Personaliza el logotipo: Agrega el logotipo de tu empresa.
- Define la navegación: Puedes agregar, eliminar y modificar el orden de los vínculos de navegación.
- Personaliza el tema: Cambia los colores y espacios para reflejar su estilo profesional y su marca.
- Agrega páginas: Puedes crear y publicar páginas rápida y fácilmente para compartir ideas con imágenes, Excel, Word y PowerPoint documentos, vídeos, etc.
- Modifica los elementos web: Al crear una página, puedes agregar diferentes elementos como texto imágenes, insertar contenido de páginas externas, resaltar contenido, etc.
Finalmente, para que un sitio funcione, comunícales a los usuarios que esta lista la intranet, menciona que archivos e información podrán encontrar. Para que los colaboradores se adapten rápidamente, explica cuales son las ventajas y resultados esperados de esta nueva herramienta.
En Precitool queremos que las soluciones más prácticas e innovadoras, estén al alcance de nuestros clientes. Si deseas conocer más opciones de colaboración, contáctate con nosotros.